私人和公務信函--概述
書信是日常生活中常用的文體,是用以交涉事宜、傳達信息、交流思想、聯絡感情、增進了解的重要工具。書信一般可分為商務信件或公函(Business Letter or Official Correspondence)和私人信件(Private Letter)兩大類。值得注意的是, 英語 書信的寫法與漢語書信有一些明顯區別,應特別加以區分。
英語 書信通常包括下面幾個組成部分:信端、信內地址、稱呼、正文、結束語、簽名、附件、再啟等。下面我們將逐個進行介紹。
1.信端(Heading)
信端即信頭,一般包括寫信人的地址和寫信日期。一些正式信函的信端還包括發信人或單位的電話號碼、電報掛號、電傳、傳真和郵政編碼等。
西方國家中有些信端甚至還有單位負責人的姓名、職務和職稱等。
信端的目的是使收信人一看便知道書信來自何處,何時發出,便于復信和查閱。用一般的信紙寫信時,信端應寫在信紙的右上角,若字數較多,可從信紙中間或偏右的地方寫起。若字數較少,可適當多向右移一些,使整個信端的重心落在右上角。
信端的寫法主要有并列式和斜列式兩種。從目前情況來看,前者更為常用。
采用并列式時,每行開頭要左對齊;采用斜列式時,每行開頭逐次向右移二三個字母的距離。
例如
(1)并列式
16 Fuxing Street
Haidian District
Beijing
Post Code: 100035
People’s Republic of China
Tel: 63211234
Aug. 20, 2004
(2)斜列式(Indented Form)
16 Fuxing Street
Haidian District
Beijing
Post Code: 100035
People’s Republic of China
Tel: 63211234
Aug. 20, 2004
寫信端時,先寫發信人的地址,地點的名稱按由小到大的順序排列,然后與其它項目和發信日期。具體次序是:第一行寫門牌號和街名;第二行寫區名、市(縣)名、省(州、邦)名,往國外寄的信,還要寫上國家的名稱;國家名稱的前面加上郵政編碼,其后可寫上電話號碼,最后一行寫發信日期。如果寫信人的地址是機關單位的名稱,則將其作為第一行。如果寫信人的單位沒有門牌號碼和街名,則第一行可寫上所在班級或專業組的名稱;第二行寫系、科、室名稱;第三行寫學校名稱;第四行寫市(縣)、省(州)名稱;然后再寫郵政編碼、國名、電話號碼、發信日期等項。
如果使用標點符號,則在每行末尾加逗號,最后一行的末尾加句號。但當前的信件中行末大都不加標點符號,但在每行之內該用標點符號的地方,仍要用標點。
特別要注意的是,門牌號碼和街名之間要加逗號。月份和日期之間不可用逗號。在西方國家,城市名稱之后往往寫有字母或數字(如 New York, 103),表示城市的郵政編碼。
關于發信日期的寫法,應注意以下幾點:
①年份應完全寫出,不能簡寫。
②月份要用英文名稱,不要用數字代替。
③月份名稱多用公認的縮寫式。但 May, June, July, 因為較短,不可縮寫。
④寫日期時,可用基數詞1,2,3,4,5,……28,29,30,31等,也可用序數詞 lst, 2nd, 3rd, 4th, 5th, ……28th, 29th, 30th, 31lst等。但最好用基數詞,簡單明了。
日期可有下列幾種寫法:
① Oct. 20, 2004
② 10 May., 2004
③ 3rd June, 2004
④ Sept. 16th, 2004
其中,①最為通用。
2.信內地址(Inside Address, Introductory Address)
信內地址收信人的姓名和地址,寫在信紙的左上角,從信紙的左邊頂格開始寫,低于寫信人地址和發信日期一二行,也分并列式和斜列式兩種,但應與信端的書寫格式保持一致。其次序是,先寫收信人姓名、頭銜和單位名稱,占一二行,然后寫地址,可占二至四行,例如:
①并列式
Ms. Joanna Kerry
Peking University
Haidian District, 100871
Beijing
China
②斜列式
Ms. Joanna Kerry
Peking University
Haidian District,100871
Beijing
China
3.稱呼(Salutation)
對收信人的稱呼應自成一行,寫在低于信內地址一二行的地方,從信紙的左邊頂格開始寫,每個詞的開頭字母要大寫,至于末尾處的符號,英國人用逗號,但美國和加拿大 英語 則多用冒號。稱呼用語可視寫信人與收信人的關系而定。
給外國人寫英文信時,稱呼用語要注意以下幾點:
①對沒有頭銜的男性一般稱呼 Mr. 。Mr. 用在姓氏之前或姓氏和名字之前,不可只用在名字之前,例如對的稱呼,應該是:Mr. 或 Mr. White, 不可是:Mr. Phil。若稱呼多個男性,則在姓名前用 Mr. 的復數形式 Messrs. 。對一般以人名為名稱的公司和企業常用這種稱呼,例如:Messrs. Black and Brothers 布萊克兄弟公司。
②對女性一般稱呼 Mrs., Madam 或 Miss。Mrs.用在已婚女子的丈夫的姓氏之前,或姓氏和名字之前,一般不用在名字前 Madame 此詞可以單獨使用或加在丈夫的姓名之前 Mrs. 沒有復數形式。若稱呼多個女性,則在姓名前用 Mme. 的復數形式 Mmes. 而對以女子名字為名稱的公司、企業可用 Mesdames 稱呼。 Miss 多用于未婚女子,此詞可縮寫為 Ms ,用于姓氏之前或姓氏和名字之前,一般不用于名字之前。
③對收信人的稱呼,也可用頭銜或職位的名稱,不分性別。例如 Professor (縮寫為 Prof.),Doctor (縮寫為 Dr.), General (縮寫為 Gen.) 。這些稱呼都放在姓氏之前或姓氏和名字之前,如 Prof. (Phil)White等。
④對外公函中對收信人的稱呼,可用 Gentlemen (而不是 Gentleman),Dear Sir (s)和 My dear Sir(s)等。Gentlemen 之前不能加 Dear, 后面也不能帶姓名。用 Sirs 時,前面常用 Dear 一詞,但也可單獨用 Sir。若收信人是婦女,則無論已婚或未婚,都可單獨使用 Madam 或其復數 Mesdames。
⑤對外國高級官員的稱呼,如國家元首、政府首腦、部長、大使、公使和特使等,可用(Dear)Sir, (Dear)Mr. Chairman,(Dear)Mr. Premier, (My dear)Mr. Ambassador,Your Excellency (復數為 Excellencies)。
⑥對君主制國家的國王和皇帝等男性君主,可以 Sir 稱呼,對女王、女皇和皇后等女性君主,可用 Madam 稱呼。有時也用 Your Majesty 稱呼以表示。客氣和尊敬Your Majesty 可兼指男性和女性,其復數為 Your Majesties。
⑦對王室成員,如太子、王子、親王和公主等,一般可用(Dear)Sir 或(Dear)Madam 但在正式尊稱時,一般用 Your Highness (復數為 Highnesses)。
收信人稱呼
先生(男人)Mr./Esq.
夫人(已婚)Mrs.
小姐(未婚)Miss
夫人、小姐統稱Ms.
夫婦倆人Mr.and Mrs.
兩位或兩位以上男子Messrs
兩位或兩位以上女子(已婚)Mesdames
兩位或兩位以上小姐(未婚)Misses
常見的頭銜(漢英對照)如下:
教授Professor
博士Doctor(Dr.,Ph.D.)
醫學博士Medical Doctor(M.D.)
總統或校長President
主席或董事長Chairman
副主席或副董事長Vice Chairman
副(fu)總(zong)統(tong)或副(fu)校長Vice President
神甫Fathe