一）外貿內勤員
　　
　　1、日常辦公室事務處理：
　　
　　部門的日常衛生打掃；電話的接聽工作，并向電話詢問者提供信息，來訪人員的接待及安排工作；日常郵件收發，及普通文檔管理；相關文件的打印、復印等。
　　
　　2、部門的費用支出和業績的管理
　　
　　部門的費用開支和領樣、寄樣、業務記錄都應有相應的文檔管理，并備分，以防丟失。
　　
　　3、配合經理收集包材及產品系列化、完善化等準備工作
　　
　　二）外貿業務員
　　
　　1、配合公司的所需，及時作好翻譯工作
　　
　　2、熟悉產品，對產品有所掌握，并能獨立分析其組成和給予準確的報價
　　
　　3、熟悉產品在市場上的定位，找出報價時的不同
　　
　　4、能獨立開發客戶，對外貿流程了解，對產品的規格、質量等都能給客戶及時的答復
　　
　　5、能有隨機應變的能力，處理好客戶的疑問，并努力下單
　　
　　6、生產過程應跟蹤、驗貨，做到質量保證
　　
　　7、能夠獨立制作整套單據和相關的檢驗證明等，并獨立聯系貨代，將貨物安全送入倉庫
　　
　　8、及時通知客戶和貨代有關貨物裝運的情況
　　
　　9、妥善保管客戶的資料和樣品，有條理的歸檔
　　
　　10、退稅核銷要及時，將所需全套資料送給財務辦理
　　
　　11、提交季度業務匯總和年度總結
　　
　　12、注意提升自身產品知識、英語和業務能力
　　
　　13、在國外的重要節假日里，需發送電子賀卡以示問候，及時向客戶提供我司最新產品信息和產品目錄
　　
　　14、處理好與各部門的關系，并及時地向他們請教有關產品的最新信息和動態
　　
　　15、根據市場的變化，適時地開發新產品
　　
　　1）及時安排好打樣。要按客戶的要求，書面詳細列出打樣單。打樣單上應嚴格明晰四大要素：貨號、原料、顏色搭配和做法。打樣單的格式應嚴格參照大貨訂單格式，即貨號-顏色-數量應列出表格，而不能是其它的任何格式。打樣單應由外貿部經理簽字后，方能安排打樣，外貿部經理不在時，由外貿部經理指定的人簽字。如涉及XX模、五金模具是否要開，應請示外貿部經理。如打樣需新購原料或輔料，應書面通知采購部購買。如采購過程中涉及最少起訂量的，應馬上匯報外貿部經理，由外貿部經理決定如何處理。
　　
　　樣品完成后，應仔細審核樣品，寄出前，必須拍照存入電腦檔案。如果是新客戶，樣品是否向客戶收費、收多少、快遞費是預付還是到付，需請示經理，由經理決定。總的原則是：如果是少量樣品，樣品免費，運費到付。如樣品數量較多，應考慮樣品收費，運費到付。
　　　　
　　2）嚴格把握“核價單”，精確地報出美金銷售價格。一般情況下，核價單只要掌握兩種就可，一種是“一般貿易核價單”，一種是“進料加工核價單”。核價單原則上是由計劃部提供的。業務員在向計劃部索取核價單時，應拿到Excel的電子格式，而不是紙張打印件。拿到計劃部提供的核價單后，業務員應逐字逐行進行審核，檢查是否有任何可能的差錯。特別要有能力看出明顯的錯誤，如發現一個XX皮康紙的金額為5元，一個XX里布的用量為1米，應立即通知計劃部，要求計劃部立即改正錯誤。
　　
　　當遇到計劃部未能及時提供核價單，客戶又要馬上提供報價時，業務員應立即動手，收集相應的核價單數據，自己制作出準確的核價單。
　　
　　業務員一定要看清楚核價單中利潤和銷售利潤率的計算方法的公式是否正確。
　　
　　利潤=美金賣價X匯率X0.96-成本
　　
　　銷售利潤率=利潤÷（美金賣價X匯率）X100%
　　
　　美金賣價確定后，原則上必須經外貿部經理審核后，方能對外報價。個別客戶提出傭金要求的，業務員必須把事情的來龍去脈向外貿部經理匯報清楚，由經理決定如何操作。
　　
　　3）積極主動與客戶保持聯系，促使客戶及早下訂單。樣品寄給客戶之后，應在快遞網頁上查閱客戶是否已經收到樣品，確認客戶樣品收到后，應立即發信給客戶，非常客氣地詢問客戶對樣品的評價，詢問客戶是否有下訂單的可能。
　　
　　4）業務員應始終牢固樹立“訂單就是命令”的企業理念。客戶下訂單后，業務員應在第一時間整理出中文訂單，并立即下發到有關部門。客戶下訂單后，業務員應立即放下手頭其它并非萬分要緊的事情，全身心投入到對客戶訂單的分析，圍繞“貨號-原料-顏色搭配-做法”四個要素，與打樣時的最后確認樣核對（必要時要再次與打樣間溝通），如有客戶交待不清的，應立即發電子郵件與客戶書面確認。客戶確認后，立即打印出中文訂單并下發。從收到客戶原始訂單到中文訂單下發，整個過程的時間，能半小時解決的，堅決不能用1小時解決，能1小時解決的，堅決不能用2小時解決，以此類推。整個過程，最長不能超過48個小時。如果期間業務員正好輪到休息，則無條件調休。如客戶原始訂單有交待不清，業務員發電子郵件后，客戶在上班時間的4個小時內沒有回復的，此時業務員應立即做兩件事：第一，打電話給客戶，催促客戶盡快書面回復；第二，口頭匯報外貿部經理，講明情況，如外貿部經理提出新的建議的，立即按經理的要求去做。
　　
　　中文訂單的發文放范圍應在訂單的最上面顯示清楚。顯示發放范圍的標準格式是“發：沈阿瑟（1）、張三（6）、李四（3）、王五（6）、錢六（5）、趙七（1）、李八（1），共23份。”
　　
　　中文訂單中應絕對杜絕模糊語言，如“與上次一樣”、“與去年一樣”、“有關部門”等等。
　　　　
　　在中文訂單的右下角，業務員應手工親筆簽下自己的姓名，而不能在電腦中打印出自己的姓名。手工親筆簽名，表明業務員已對訂單的內容已經徹底審核，已經沒有任何絲毫的差錯，也表明業務員已對此訂單已經完全承擔全部的責任。
　　
　　當然，訂(ding)單最(zui)終(zhong)確認的(de)(de)另(ling)一個重(zhong)要的(de)(de)指標是(shi)客戶30%定金到賬(zhang)，或信(xin)用證(zheng)到手。如(ru)定金或信(xin)用證(zheng)未到位，可下(xia)發訂(ding)單，讓計(ji)劃部(bu)先計(ji)算用料，但要書(shu)面(mian)通知(zhi)采購部(bu)：“所有(you)物料采購等通知(zhi)”。　　

　　5）把客戶的包裝要求完整、全面、清晰、及時地告訴包裝計算人員，以保證包裝物品的及時到位。
　　
　　6）與計劃部、采購部和生產部經理全程保持溝通，了解訂單的算料、物料采購、生產安排、實際生產動態和包裝物品到位程度的最新情況。如外貿部經理或分部經理詢問有關這些情況，業務員必須能對答如流，絕對要避免“我不知道”、“我還不清楚”、“大概……”這樣的言語。
　　
　　7）會同業務員助理和生產部品質檢驗人員，隨時檢查成品質量情況，作好詳細的書面驗貨記錄。如果發現成品有質量問題，應立即匯報外貿部經理，并立即通知生產部經理，以便在第一時間采取措施。反映質量問題時，應隨機抽樣，列出數據，顯示質量問題的百分比，養成用數據說話的良好習慣。既不能以偏概全、小題大做，更不能視而不見、無所作為。
　　
　　8）業務員在驗貨時，同時應對訂單的所有貨號進行現場拍照（注意要顏色交差，顏色也要拍齊），并存入電腦檔案。
　　
　　9）提早與生產部經理溝通，預先安排好大貨的出貨計劃。出貨計劃確認后，先與客戶確認，客戶確認后，立即準備好所有出貨資料，交給單證部，以便讓單證部在第一時間訂好艙位或航班。所有拖箱時間或送貨日期確認后，應立即發出書面“出貨通知”。“出貨通知”的發放范圍應明確書寫清楚。
　　
　　10）訂艙位或訂航班時，應提交給單證部的通用資料包括：中文訂單、裝箱單、貨物單價。同時應另附一頁，書面打印，顯示如下內容：
　　--貨號名稱：皮WW？PU/PVC XX？皮YY？PU/PVC ZZ？
　　--貿易情況：一般貿易？進料加工？來料加工？
　　--拼箱還是整柜？
　　--價格條款：FOB？CFR？CIF？FOB但運費墊付？
　　--是否要原產地證？如是，RORM A 還是C/O？
　　--發貨人：XX皮件公司？YY進出口公司？ZZ公司？還是客人另有要求？
　　--收貨人：英文全稱？地址？
　　--通知人：英文全稱？地址？
　　--貨物存放地點：XX倉庫？YY倉庫？ZZ倉庫？
　　--可拖箱時間？可送貨時間？
　　--客戶是否還要其它特殊的要求？在此列明。
　　
　　如是進料加工或來料加工出口，應至少提前10天左右與單證部聯系，以防止手冊沖突情況發生，因單證部要提前準備好手冊。
　　
　　11）催討余款。如業務是信用證交易，走貨后，所有單據交銀行事宜將由單證部操作。但業務員應主動與單證部溝通，了解交單情況。如業務為T/T交易，業務員要做的事情如下：
　　
　　如貨物空運，應在訂航班前要求客戶付清余款，收到100%貨款后，才可訂航班并送貨。
　　
　　如貨物海運(yun)，先與單(dan)(dan)據部(bu)溝通，看何時能拿到正(zheng)本提單(dan)(dan)，拿到正(zheng)本提單(dan)(dan)后，立即把發票(piao)、裝箱單(dan)(dan)和提單(dan)(dan)傳真給客戶，并書面要求(qiu)客戶付余款(kuan)(kuan)（正(zheng)常情(qing)況(kuang)下，30%已付，余款(kuan)(kuan)是總貨款(kuan)(kuan)的70%）。客戶付清所有貨款(kuan)(kuan)。

　　12）一筆訂單出貨后，應主動與外貿部經理溝通，向經理索要這筆業務的有關成本利潤數據，書面寫出這筆訂單的效益情況分析作為總結，并復印二份，一份報外貿部經理，一份報分部經理，原稿那一份自己留底。索要有關成本利潤數據時，業務員應向外貿部經理索取，而不是直接向財務部索取。
　　
　　13）注意原料色卡的收集、制作和歸檔。寄給客戶的色卡，一定要有至少一份一模一樣的色卡留底，而且保存歸檔在外貿部的色卡檔案中心。新料到貨，不管是客供料，還是國產料，必須在第一時間做出標準色卡，保存歸檔在外貿部的色卡檔案中心。外貿部色卡檔案中心的增補或修改，均有同步的書面記錄。該書面記錄是一Excel表格，文件名是“色卡詳細清單”，內有兩個SHEET，文件存放地點是：電腦→→網上鄰居→→workgroup→→keke-外貿部色卡中心→→的根目錄下。為確保“色卡詳細清單”與實際色卡的完全一致，實際色卡的制作和“色卡詳細清單”的更新與維護，由外貿部經理操作，或由外貿部經理指定的人員操作。任何人，如未經授權，不得操作。業務員在打印訂單或出具任何書面材料時，凡有關原料的名稱、中文顏色名和色號的，一律以“色卡詳細清單”的叫法為準，不得想當然地另搞一套。業務員應經常翻看色卡中心的檔案色卡，也應經常在電腦的網上鄰居上查看“色卡詳細清單”文件，及時了解色卡的最新動態。
　　
　　14）學會生產訂單包裝物的計算（主要內容是內盒、外箱、塑料袋等）和裝箱單的制作，做到包裝計算人員因故不在時，照樣能獨立計算和訂購所有包裝物品。
　　
　　15）不斷地提高自己的英語水平，特別是英語的聽說能力。原則上每天應化至少15分鐘的時間，用于英語的聽力訓練。及早擺脫業務員中普遍存在的“聽不明白、說不流暢、讀不全懂、寫不地道”的低能局面。
　　
　　16）完成外貿部經理和分部經理交辦的其它事項。
　　
　　款(kuan)后，把客戶要求的所有正本文件用快遞(di)(di)給客戶，快遞(di)(di)一律預付(fu)，而不是到付(fu)。